TEYLINGEN, 22 mei 2024 – Centrale huisvesting voor medewerkers van HLTsamen en inwoners, bedrijven en instellingen in een eerder stadium bij projecten betrekken. Dat zijn twee breedgedragen verbeteropties die naar voren komen uit een evaluatierapport over het functioneren van de werkorganisatie HLTsamen. Archieffoto Hubert Heuzen
Dat rapport werd vorige week aan de pers gepresenteerd en gisteravond tijdens een zogenaamde “beeldvormende sessie” aan de gemeenteraad van Teylingen. Die zal er op twaalf juni in de commissie Duurzaamheid, Economie en Bestuur een politieke discussie over gaan voeren.
Ine van Holland en Annelie Jonquière zijn respectievelijk manager publieksservice en strategisch medewerker van HLTsamen. Zij hebben het onderzoek gedaan en vertelden de raad dinsdag dat toen de ambtenarenkorpsen van de drie gemeenten fuseerden in HLTsamen, er ook gekeken moest gaan worden of het allemaal wel functioneerde. De kosten moesten omlaag, evenals de kwetsbaarheid. De kwaliteit moest omhoog en de strategie moest verbeteren. In 2019 deed bureau Berenschot, een organisatie-adviesbureau, een tussenevaluatie en in 2023 begon de werkorganisatie zelf een eindevaluatie op basis van de aanbevelingen van Berenschot.
Tijdens de presentatie voor de gemeenteraad werd duidelijk dat een centrale huisvesting breed gedragen wordt door de interne organisatie. Zij zitten nu op vijf verschillende plekken en dat werkt niet fijn. Intergraal werken is lastig en kennisdelen ook. Daarnaast is het prettig je collega’s te kennen en dat zit er nu niet echt in met zoveel lokaties. En dan zijn er ook nog thuiswerkers. Centrale huisvesting kan kwaliteitsverbetering geven.
De kwaliteit wordt ook verbeterd wanneer inwoners, bedrijven en instellingen in een eerder stadium bij projecten worden betrokken. Die verbeteringsmogelijkheid wordt zowel aangedragen door de interne organisatie als door de inwoners. Dat laatste via de regelmatige publiekspeiling “waar staat je gemeente”. Klik hier om die te zien.
De kosten van HLTsamen zijn lager dan het landelijk gemiddelde. Men begon in 2017 ook al met een taakstelling van 5% bezuiniging. De kostenbesparing had wel een negatieve impact op de organisatie. Daarnaast blijkt het werken voor drie gemeenten eerder meer dan minder werk met zich mee te brengen.
De kwetsbaarheid is een verhaal apart geworden door de problematische arbeidsmarkt. Er wordt hard aan gewerkt om HLTsamen een aantrekkelijkere werkegever te laten zijn. Het personeelsbeleid kan beter: er is een hoog verloop en het ziekteverzuim is bovengemiddeld. Er wordt nu onderzocht wat de redenen zijn om als werknemer bij HLTsamen op te stappen.
Qua inhuur zit men rond het landelijk gemiddelde. Die blijft echter wel nodig. Soms omdat de expertise niet in huis is, maar ook omdat het niet zinvol is voor een incidenteel project mensen in vaste dienst te nemen.
De strategische positie van de drie gemeenten is volgens de onderzoekers sterk verbeterd. Maar het kan nog altijd beter. Zo moet de blik qua externe oriëntatie ook gaan in de richting Haarlemmermeer en Zuid-Kennemerland.
Het interne onderzoek dat Van Holland en Jonquière deden werd gedaan aan de hand van gesprekken met raadsleden, collegeleden, griffiers, teammanagers, medewerkers en leden van de ondernemingsraad. Niet met de inwoners, oftewel de klanten van HLTsamen. Hun inbreng in het onderzoek was indirect. De publiekspeiling “waar staat je gemeente” werd namelijk in het onderzoek betrokken. Daarnaast ook informatie uit gesprekken met inwoners en ondernemers bij andere gelegenheden.
Het rapport “HLTsamen groeit door!”staat op de website van de gemeente Teylingen. Klik hier als je het wilt lezen, aan de onderkant van de pagina staat een downloadlink.
De conclusies en aanbevelingen uit het rapport worden verwerkt in een nieuwe lange termijnopdracht voor HLTsamen die in oktober ter bespreking naar de raad wordt gestuurd.